本から知識をつまみ食い

最近は雑記になりつつある

成功したいならTo Doリストはやめて、スケジュール帳を使うべき

f:id:pekoken:20180212113826j:plain

 

どうも最近時間の使い方について考えているペコケンです。

 

皆さんは一日の時間を有効に使えていますか??

 

有効に使ってるという人はそんなにいないと思います。作業途中につい携帯を触ってしまい、気づいたら1時間経っている、なんてことはよくある話です。

 

またせっかくの休日を何もせずに過ごしてしまった、といったように私たちは時間を無駄にしてしまいがちです。

 

そんな時に世間でオススメされているのが 「To Doリスト」。やるべきことをリストに書き出して、必要なものを選んでいき、 リスト一つずつ消していくと言ったものです。

 

やるべきことが明確化されてとてもよい!!とか、作業効率が上がるとか言われてますが、実は To Do リストよりもスケジュール帳を使ってタスクを管理した方が いいのです。

 

今日はその理由をこちらの本から紹介します。

 

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

 

 




To Doリストの項目の41%は永遠に終わらない

これは Do リスト管理サービスサイト「アイ・ダン・ディス」の調査によるものらしいのですが、なんと To Do リストに書かれたもの41パーセントは、いつまでたっても終わらないそうです。

 

確かに、To Doリストの中では難しいタスクよりも簡単なタスクを選んでしまいがちなので、難しいタスクは後回しにされがちです。僕自身も、レポートを書くという難しいタスクを作成してからレポート締め切りギリギリまで終わらせられなかったという経験はありますね。

 

To Doリストの項目の50%は当日に完了し、その多くは書き留めてから1時間以内に完了する

これも先ほどのTo Doリスト管理サービスサイトの調査によるものらしいのですが、

実はTo Doリストの中には書く必要のないものが混ざっているということです。

 

確かにTo Doリストを書き出すことによって、やるべきことを忘れないようにすることができますが、やるべきことがまだ残っているというストレスになります。

 

ひとつの作業をしながら、To Doリストを見て「次にこれもやらなきゃいけない」「次はリストをやるべきか」そう考えるだけでも集中力が削がれています。




成功者はみなスケジュール帳を使っている

大成功を収めた人々は、To Doリストは作らないものの、スケジュールは厳格に管理している。私は文章を書くために様々な取材 や調査を行ったが、そこから特に一貫して感じたのは、本当にやり遂げたいことがあるなら、きちんと予定を立てなくてはならないということだ。

 

 

著者は数多の成功者から時間の使い方について調査を行ったところ、ほぼ全員がスケジュール帳を使って時間を管理していたそうなんです。

 

では、なぜスケジュールを使うのでしょうか

 

「スケジュール表を使って、15分 単位で一日の予定を組みなさい。明日来るかもしれないが、これをやれば効率性に関しては95パーセンタイルに位置することができる。スケジュール表にないものが片付かない。スケジュール表に入っていれば嫌でも片付く。約束だけでなく、運動、電話、メールなどの予定も、この方法で管理するのだ」

 (中略)

「私は難しいことは考えず、あらゆることをスケジュールに入れる。ただそれだけのことだ。毎日やることはすべてスケジュールに入れる。ソーシャルメディア30分。メール45分。社外スタッフとの情報交換。じっくり考えて計画を練るための静かな時間。要するに、スケジュールに入れないことには何も片づかない。

 

 

上記の二つは、起業家とベストセラー作家の証言。

 

スケジュール表に入っている予定であれば 何があっても片付けることができるし、またTo Doリストのようにいちいち考える必要はないのでストレスが溜まったり集中力がそがれるということがなくなるということです。

 

実際にスケジュール表のように予定を立てることによって、目標の達成率の上昇と、認知活動を削減することができたという実験もあります。



スケジュールの作り方

 

ではどうすれば成功者のように上手にスケジュールを作ることができるのか、ここからはそのために必要なルールを四つ紹介します。

 

①重要なことはすべて、やる時間を決め、スケジュール表に入れておく

例えば健康のために毎日、20分ジョギングをしようと決めたとしたら、朝の7時から7時20分までジョギングするという予定をスケジュール表に書き込みます。

 

毎日することをスケジュールに書き込むというのは結構慣れないことだと思いますが、 予定を立てることによって習慣になってないことでも習慣にすることができるようになります。



②重要な項目には一日のうちできるだけ早い時間帯を割り当てる

どんなに厳格にスケジュールを管理したとしても、「ちょっとこれやってくれない」と言った割り込みタスクは避けて通れないですよね。

 

午後に予定をたくさん入れると、その時間になる前にすぐに対処しなければならない別のタスクが出現してしまうことがあり、元からある予定は邪魔してしまうことがあるわけです。

 

また一日の時間で最も生産性が上がるのは午前中だと言われているので、なおさら重要なタスクは一日の早い時期帯に入れておく必要があるということです。



③目標は取り下げない

場合によっては、予定を変えるのは特に問題でありません。ただし一度立てた目標はなるべく変えないようにするべきです。

 

例えば、普段は朝の7時から7時20分までジョギングをしているが、その日は朝7時から大学に行かなければならないと言った場合であれば、ジョギングの時間を午後の時間に回せばいいということになります。

 

④予定を、診察の予約だと思って対処する

自分で決めた予定を簡単に変更しないことが大切です。それくらい予定に入れたことは、重要だと思って行うということが大事だということです。

 

例えば、16時から17時まで図書館でレポートを書く予定に入れた時に、友達に「今から一緒にカラオケに行かない?」と誘われた時に、普段なら「いいよ」 と言ってしまうところを病院や歯医者の予約だったらどうしよう、と考えることで「ごめん今日は無理」と断ることができるようになります。




スケジュール帳の使えるテクニック

ここからは成功者たちが実践している、スケジュールを書くときにさらに使えるテクニックを紹介します。

 

・バッファタイムを設ける

私のスケジュール表を見たら、グレーで塗られた、何も予定が書かれていない時間帯がたくさんあることに気づくだろう。 アウトルック にもプリンターにも異常はない。これは「バッファタイム」、つまり意図的に会議を入れないようにしている時間帯だ。

(中略)

はじめは、何も予定を入れないなんて自分勝手すぎる気がした。その時間を、スケジュールに入りきらなかった会議や断った会議に充てることだってできたのだから。しかし時間が経つにつれ、こうした時間は、重要どころか自分の仕事をするのに必要不可欠なものだと実感した。

 

 

これはリンクトインのCEOジェフ・ウェイナーのブログに書かれていたもの。

 

何も予定がない時間を作ることで、予定になかったことや予定時間内に終わらなかったことをその時間にやりきることができるということです。

 

スケジュールを立てると、予定がない時間帯があることに不安を覚える人もいるかもしれませんが、逆にその時間があることで心に余裕が生まれるということですね。

 

・スケジュールを逆方向から入れてみる

これはエアビーアンドビー共同創業者、ネイサン・ブレチャージクが行なっている予定管理法。

 

一日の最後から予定を入れることによって、朝の時間を確保します。そうすることによって生産性をあげるという方法です。

 

かなり斬新な方法ですが、生産性が最大になる朝の時間を空けると言うのは理にかなってる方法ですね。




最後に

僕自身も To Do リストを朝付箋に書いて終わったらその付箋を捨てるというやり方をやっていたのですが、この本を読んでからスケジュール帳に予定を書くようになりました。

 

この本を読む前は、予定を厳密に立てると予定に縛られて大変と思っていましたが、やらなければならないことをサクサク終わらせられるようになるので、逆に気が楽になりました。

 

予定の時間まではそのことを考えなくていいからというのがあるかもしれません。

 

皆さんも「 To Doリスト」はやめて、スケジュールを書くようにしましょう。